公司治理

4.2 行為準則

政策

具體落實正派經營、促進誠實及道德之行為、健全公司治理

道德倫理行為不僅是中機企業形象,更直接衝擊到股東及員工之利益。為提倡廉潔風氣,使中機從業人員執行職務,自我要求、自動自發,落實卓越、成長、服務、創新等四大精神,以傳承企業優質文化,中機參照金管會發佈「公開發行公司董事會議辦法」之規定,當董事會議案涉及董事規範中,訂定董事自行迴避事項、或其自身利害可能損及公司利益者,該董事必須自行迴避,不得加入討論及表決,亦不得代理其他董事行使表決權,並根據中機訂定之《人事管理規定》之第一章「人員進用」第十條規定,副總經理(含)以上高階主管之配偶及二親等以內血親,本公司及本公司之從屬公司不得進用。

4.2.1 道德倫理原則及目標

中機以「提倡廉潔風氣,傳承企業優質文化,杜絕弊端」為企業經營之主要目標,因此中機於新進人員教育訓練、員工在職訓練及主管培訓等課程中,納入法治相關規定理念,並已落實上掛資訊至法務協辦系統分享查詢,建立同仁正確之人權觀念,以及反貪腐訓練。中機為強化對從業人員利益衝突迴避之要求,因此於2009年訂定「利益衝突迴避要點」並於2016年及2017年進行2次修訂,修訂重點為:1.對於同仁從事與職務同類或有利害關係之營利行為,提高核准層級為董事長,且需以書面方式核准;2.明確定義應進行利益迴避之對象,增訂「從業人員之二等親內親屬,於交易公司擔任重要營運職位者,應自行迴避」之條文內容。2019年中機針對新進人員及在職人員進行3次道德倫理教育訓練。

中機為使員工有所依偱,因此訂定誠信經營守則、董事、監察人道德行為準則、一級主管以上人員道德行為準則、人事管理規定、從業人員倫理規範、利益衝突迴避要點、性騷擾防治措施申訴及懲戒要點等,若員工違反上述政策,中機將按情節輕重,召開獎懲評議委員會,予以懲處,其觸犯刑事法令者,並依各該法令移送法辦,於2019年並無任何員工違反事宜。

申訴管道

為健全誠信經營之管理,中機建立電話、傳真專線、電子信箱等稽核室檢舉投訴管道,受理有關營私、舞弊、危害公司利益、違反公司規章等不當情事之投訴,供公司內外部人員反應意見或檢舉違規事宜。中機員工、供應商、協力商可「隨時隨地以任何方式」反應意見或檢舉違規事宜,受理單位於接獲反映後將會立即進行瞭解,並視需要展開調查,2019年共有9件申訴案件,均與貪腐情事無關且全數於2020年立案完成調查並陳報董事長結案。

4.2.2 內部稽核

中機設有內部稽核室,係直屬董事會,並配置專任稽核主管,主要功能為查核各項作業項是否依規定執行,並提出改善建議,以合理確保達成「營運之效果及效率」、「報導具可靠性、及時性、透明性」、「符合相關規範暨相關法令規章之遵循」等目標。中機除內部稽核之外,亦由各一級單位考量其業務運作風險,訂定內部控制制度,並按照「內部控制制度自行評估程序」定期檢討其內容及落實情形。以因應公司內外環境變遷隨時檢討;每年一月中旬以前,由各一級單位主管綜合單位內各項內部控制制度自評結果,依「廠處管理審查實施規定」之附件格式,作成自行評估報告陳部門副總經理核閱後,送稽核室。

稽核室則於每年度結束前擬定次年度稽核計畫,提報董事會通過後,據以檢查及評估本公司各單位及子公司之內部控制制度,並於每年二月底前覆核各單位依「廠處管理審查實施規定」彙整成「年度內部控制自行評估報告」,就公司內部制制度之有效性提出書面報告,陳總經理及董事長核閱,以作為評估整體內控制度有效性之依據。